EINES PER A L’EXPOSITORLes principals característiques diferencials entre les fires i altres instruments de màrketing són les següents:
1-Instrument comercial necessari: Es concentra l’oferta i la demanda en un temps i un espai concrets per facilitar les trobades i l’intercanvi.
2-Es facilita el contacte personal i fan accessible el producte, cosa que permet veure la reacció del client.
3-Es crea un bon ambient a l’haver-hi una bona predisposició per part de les empreses que participen, tant expositors com visitants.
Les fires s’han convertit en CENTRES DE NEGOCIS tant per a les diferents transaccions comercials com per la seva condició de centre neuràlgic de relació dins del sector.
AVANTATGES DE PARTICIPAR EN UNA FIRA:
Captació: El client potencial visita la fira i aquest té l’oportunitat de donar-se a conèixer.Disponibilitat: El visitant be a una fira amb un esperit receptiu, essent molt més fàcil oferir-li els nostres productes o serveis exposats.
Accessibilitat: L’activitat firal, permet portar els seus productes i serveis directament a clients potencials dificilment accessibles per la red de vendes o altres mitjans de comunicació.
Efecte multiplicador: Les fires, són plataformes que li permeten reforçar les seves campanyes de comunicació en altres mitjans. Disenyi la seva campanya de comunicació de forma global per aconseguir els millors resultats.
Rentabilitat: Les fires permeten reduïr el cost per contacte. En pocs dies té la possibilitat de realitzar contactes, que tardaria mesos a aconseguir amb les estratègies habituals.
Eficàcia: La presència de competidors, així com l’anàl.lisi i comparació dels productes que s’exhibeixen permet accelerar els processos de decisió dels visitants.
CLAUS DE L’ÈXIT DE PARTICIPACIÓ EN UNA FIRA
ABANS-FIRA:
Fixis uns objectius concrets.
Comuniqui la seva presència a la fira aprofitant els anuncis a la prensa.
Convoqui al perfil de visitants que l’interessa mitjançant mailings a contactes i centres de referència de la zona.
DURANT LA FIRA:
Faci atractiva la seva presència als visitants mitjançant elements decoratius adicionals.
Estudii la possibilitat de participar amb un estand adaptat a les característiques de la seva entitat o empresa.
Participi de forma activa a la fira, mitjançant conferències, presentacions o jornades.
Faci publicitat al catàleg d’expositors de la fira, ja que aquest és distribuït entre el públic objectiu.
Patrocini alguna de les activitats proposades. Obtindrà un efecte multiplicador de la seva presència i la imatge de la seva empresa o entitat s’associarà a la fira de referència.
DESPRÉS DE LA FIRA:
Realitzi els seguiment dels contactes fets durant la fira.
Planifiqui i prepari la próxima edició amb el temps suficient.
Organitzar una fira és complexe: s’ha de planificar, integrar, coordinar i controlar una gran quantitat d’elements. Per aquest motiu s’aconsella iniciar un procés d’organització suficient per garantitzar l’èxit en la participació d’una fira.
Us exposem una sèrie de consells de control bàsics per a la participació a la Fira.
CONSELLS BÀSICS DE PLANIFICACIÓ:
Aproximadament 8 mesos abans:
Qüestions tècniques:
Tràmits amb l’organitzador firal: sol.licitar documentació necessària per a participar a la fira.
Comunicació: Definir el pla de comunicació i promoció.
Recursos Humans: Informar al personal de l’empresa que anirà a la fira.
Pressupost: Definir el pressupost que hi destinarem amb aquella fira.
Aproximadament 5 mesos abans:
Qüestions tècniques:
Contractació de serveis, d’assegurances.
Consultar la ubicació del seu estand
Concretar les característiques de l’estand
Material a exposar:
Preparar el material a exposar i la documentació tècnica i comercial.
Comunicació:
Material de promoció: preparació de mostres i articles publicitaris (utilitzar les que tenim en existències o creació de nous materials de promoció).
Recursos Humans:
Planificar l’estada del personal: transport, allotjament, desplaçaments...
Aproximadament 4 mesos abans:
Qüestions tècniques:
Programar la inscripció al catàleg d’expositors i la contractació de la publicitat al mateix.
Comercial:
Preparar les llistes de preus.
Recursos Humans:
Fer les reserves de transport i allotjament.
Comunicació:
Publicitat: Contractar publicitat en prensa especialitzada, indicant la situació del seu estand a la fira.
Controlar la producció de fulletons, tarjetes de visita... impresos.
Fer un dossier de premsa.
Pressupost:
Revisar el pressupost i comprovar les desviacions.
Aproximadament 2-3 mesos abans:
Qüestions tècniques:
Tràmits en l’organització firal:
Enviar contractes
Enviar la documentació relativa als serveis contractats.
Controlar els passes als expositors, tarja de pàrking...
Recursos Humans:
Control i seguiment de l’equip de fira.
Comercial:
Planificar la captació de visitants.
Selecció dels potencials visitants.
Fixar la forma de contacte: telemàrking, mailings, venedors...
Comunicació:
Intensificar les accions de comunicació per a la publicació de reportatges, articles i novetats de l’empresa.
Enviar informació de l’empresa a l’organització de la fira.
Pressupost:
Revisar el pressupost.
Aproximadament 1 mes abans de la fira:
Qüestions tècniques:
L’estand: Fer l’inventari del material que volem ficar-hi.
Comprovar la contractació dels serveis de la fira.
Comercial:
Captació de visitants: Continuar la campanya de captació de visitants.
Fer fitxes dels visitants.
Fer un planning de les visites.
Recursos Humans:
Confirmar les reserves d’allotjament.
Comunicació:
Comprovar la disponibilitat dels materials de promoció (fulletons, catàlegs...).
Pressupost:
Revisar el pressupost.
Dies abans de la fira:
Recursos Humans:
Reunió amb el personal de l’estand: revisar els detalls de participació: torns de treball i calendari de reunions de valoració.
Fer un recordatori dels objectius de participació, asignació de responsabilitats i feines a fer...
Després de la fira:
Comercial:
Seguiment dels contactes establerts.
Recopilació i anàl.lisi de la informació disponible.
Anàl.lisi dels resultats.
COM ACOMPLIR AMB LES EXPECTATIVES COM EXPOSITOR AMB UNA FIRA.
Per valorar la seva participació en una fira s’han de realitzar algunes reflexions que ens ajudin a avaluar correctament els resultats obtinguts i que ens permetin prendre mesures correctores per a futures edicions:No s’ha d’improvisar la participació en una fira. S’han de fixar objectius concrets i planificar amb antelació les activitats que s’han de portar a terme.
Exposar en una fira és una inversió, per aquest motiu s’han de tenir els recursos suficients, humans, materials i financers, per arribar als objectius marcats.
La rendabilitat i l’èxit firal no s’ha de messurar únicament en base al volum de vendes realitzat. També s’han de valorar altres beneficis que aporten les fires encara que siguin dificils de quantificar en termes econòmics.
Els resultats no s’han de messurar únicament a curt plaç donat que els fruits de l’esforç també es recolleixen a mitjà i llarg plaç. En el cas de les vendes, a més de valorar les realitzades in situ s’hauran de tenir en compte les generades a posteriori com a conseqüència del contacte comercial establert a la fira.
La participació a la fira, no finalitza a l’acabar la mateixa. A l’acabar s’han de començar uns seguiments comercials ràpids i personalitzats, així com valorar la informació obtinguda durant la fira.
Revisar l’estratègia de marketing firal realitzada.
Fons: Guia de l’expositor de Fira Valencia i Elisenda Martínez.
Assessoria Firal MB
wwwassessoriafiral.blogspot.com
Telf. 669.180.331
